Om goede participatie van bewoners in Amsterdam Noord mogelijk te maken, hebben wij zelf een protocol geschreven!
Hierbij een korte en een langere, uitgebreide versie.
De korte versie is ook tijdens de hoorzitting op maandag 31 mei 2021 gepresenteerd.
UITGEBREIDE VERSIE PARTICIPATIE PROTOCOL
Heldere afspraken vooraf aan elk proces cq agendapunt van de gemeente
1. De gemeente maakt participatie een vast onderdeel van het politieke en bestuurlijke besluitvormingstraject.
2. De gemeente maakt expliciet hoe ze bewoners betrekt bij beleids- en besluitvorming. Criteria daarbij zijn:
– Wat is de invloed op de leefomgeving
– Hoeveel ruimte is er voor participatie
Deze motivering maakt de gemeente kenbaar.
3. De gemeente bepaalt, voordat het participatietraject van start gaat, welke rol de bewoners en andere stakeholders krijgen en motiveert en communiceert dit helder:
• mee-beslisser
• coproducent
• adviseur
• raadpleger
Vormgeving participatieproces, de spelregels
4. De gemeente zorgt voor een zorgvuldig vormgegeven participatieproces. Dit betekent dat de gemeente duidelijk maakt:
Welk onderwerp ter discussie staat
Welke mandaten bij wie liggen.
Welke tijdslimieten er zijn
• wie ze bij de beleids-/besluitvorming betrekt, dus wie de belanghebbenden zijn; en checked bij deze groep of alle belangengroepen aanwezig zijn.
• hoe ze het participatieproces inricht, in overleg met de belanghebbenden; en komt met alle betrokkenen tot een gezamenlijke vraagstelling voor het proces. Gedeelde beelden, gedeelde noodzaak. Aanpassingen van het participatieproces mag alleen na overleg met alle strakeholders en bij een meerderheid van minimaal 70%.
• Samen met bewoners wordt vorm en frequentie van overleg en verslag vast gesteld. Elk overleg, hoe informeel ook, dat opgenomen wordt in het participatieproces wordt vooraf als zodanig kenbaar gemaakt. Notulen worden door een onafhankelijk persoon gemaakt (hiervoor wordt budget opgenomen).
• De wijze waarop de bewoners en ander belanghebbenden het best kan worden bereikt; bijvoorbeeld per brief, via de media of huisbezoek. Voor welke wijze er wordt gekozen is mede afhankelijk van de rol die de bewoners hebben gekregen in het participatieproces.
• Welke ambtenaren met het proces te maken hebben en welke rol ze hebben in het proces. Er mogen geen onervaren ambtenaren, of ambtenaren voor wie het onderwerp nieuw is, in belangrijke posities in het proces worden gezet waardoor het proces onnodige vertraging oploopt en bewoners steeds hun neus stoten.
• Voorafgaande aan het participatieproces wordt burgers duidelijk gemaakt of en zo ja, welke vrijwilligersvergoeding zij kunnen verwachten voor hun participatie
Constructieve houding
5. De gemeente is oprecht geïnteresseerd in hetgeen bewoners naar voren brengen en laat dat merken in woord en daad. Kortom de gemeente gaat een serieuze relatie aan met de bewoners; de ervaringsdeskundigen. Van bewoners mag een constructieve bijdrage worden verwacht.
6. De gemeente maakt zichtbaar hoe de inbreng van bewoners is meegenomen in de uiteindelijke beslissing.
7. De gemeente levert extra inspanning om álle belanghebbenden actief te betrekken, dus ook degenen die zich niet meteen in eerste instantie zelf aanmelden.
Informatieverstrekking
8. De gemeente informeert de bewoners tijdig, volledig én eerlijk over het onderwerp van participatie, hun rol en de manier waarop het participatieproces vorm krijgt. Deelt alle stukken die betrekking hebben op het proces tot 10 jaar terug.
9. De gemeente informeert burgers gedurende het participatietraject regelmatig over wat er gebeurt met hun inbreng. De inbreng van burgers wordt schriftelijk vastgelegd. De gemeente informeert burgers ook over lang stilliggen, uitstel of wijziging van voornemens of plannen van de gemeente. De gemeente onderbouwt haar besluit waarbij ze aandacht besteedt aan de door burgers naar voren gebrachte (tegen) argumenten.
Ten slotte
10. De gemeente is zich bij het hele participatieproces bewust van haar voorsprong in informatie en middelen. En dat het daarom van essentieel belang is open te communiceren en burgers van informatie te voorzien. De gemeente is zich ervan bewust dat zij vóór de burger werkt en bewoners nodig heeft om tot gedragen plannen te komen en uit te kunnen voeren.